Wann eine Tabelle zur Fachanwendung wird
Excel ist eines der erfolgreichsten Werkzeuge im Labor: Jeder kennt es und es ist sofort verfügbar und vielseitig verwendbar. Daten lassen sich schnell strukturieren und auswerten. Für Listen oder Wertetabellen liefert Excel auf pragmatische Weise gute Ergebnisse. Bald entsteht aus einer Tabelle schrittweise etwas, wofür sie nie gedacht war: Es beginnt mit einer einfachen Liste. Darauf folgen einige Statusfelder. Später werden Formeln, Verknüpfungen, Makros und weitere Tabellenblätter ergänzt. Sie verlinken Dateien und Messergebnisse. Bestimmte Eingaben werden farblich gekennzeichnet. Mit zunehmender Nutzung steigen die Anforderungen. - Verschiedene Mitarbeiter sollen gleichzeitig mit dem Dokument arbeiten. - Berechtigungskonzepte werden wichtig: Nicht jeder darf alles ändern. - Eingaben und Dokumente sollen Personen zugeordnet und Änderungen nachvollzogen werden. Sie stehen nun vor einer Fachanwendung, es fehlt jedoch deren typische Infrastruktur. Hier einige typische Merkmale, an denen Sie erkennen, dass Excel zur Fachanwendung geworden ist: - Mehrere Benutzer benötigen gleichzeitig Zugriff. - Daten stehen miteinander in Beziehung. Beispiel: Auftrag, Probe, Ergebnisse - Benutzer treten in verschiedenen Rollen auf und haben abhängig davon unterschiedliche Berechtigungen. - Aus Statusänderungen werden Workflows. - Historie bzw. Nachvollziehbarkeit aller Eingaben und Änderungen werden wichtig. - Andere Systeme benötigen die Daten oder müssen Daten liefern. - Auswertungen und Berichte sollen reproduzierbar erzeugt werden. Hier lohnt es sich, neben der zugrunde liegenden Tabelle über den mit ihr verbundenen Prozess nachzudenken. Probleme entstehen erst, wenn die Bedeutung der pragmatischen Excel-Lösung schneller wächst als ihre technische Grundlage. In diesem Moment entstehen typischerweise komplexe Makros, Kopien derselben Datei mit auseinanderlaufenden Daten, unklare Abhängigkeiten zu anderen Dateien und undokumentiertes Wissen in den Köpfen weniger Mitarbeiter. Die Frage bei der Ablösung von Excel-Lösungen lautet daher: "Welchen fachlichen Prozess hat das Labor hier aufgebaut?" Auch die andere Richtung kann schnell zu unnötiger Komplexität führen. Eine Tabelle mag technisch an Grenzen stoßen, benötigt aber keine umfangreiche LIMS-Funktionalität. Oft existieren neben einem zentralen LIMS mehrere Anwendungen wie Excel-Dateien, Access-Datenbanken, SharePoint-Listen, Lotus-Notes-Anwendungen oder von Mitarbeitern selbst programmierte Anwendungen. Häufige Aufgabenstellungen solcher Lösungen sind: - besondere Laboraufträge verwalten. - Reihenversuche dokumentieren. - Projekte aus Forschung und Entwicklung strukturieren. - Daten kundenspezifisch erfassen. - Formulare und Freigaben umsetzen. - Dokumente verwalten. - Daten für andere Systeme vorbereiten. Die Herausforderung besteht darin, für solche Prozesse eine Lösung zu finden, die flexibel genug für die fachlichen Anforderungen ist und dabei unnötige Komplexität vermeidet. Mit MyVigris können solche Anwendungen klein beginnen und mit den Anforderungen wachsen. Die Infrastruktur einer professionellen Fachanwendung, etwa Berechtigungen, Datenbeziehungen, Workflows, Dokumente und Berichte, steht von Anfang an zur Verfügung. Durch die wiederverwendbare Architektur bleibt die Lösung auch bei wachsendem Funktionsumfang überschaubar und langfristig wartbar. Der in Excel entstandene Prozess wird so auf eine passende technische Grundlage gestellt.
Was in einer Altanwendung steckt
Das System muss weg Oft entsteht der Wunsch eine Altanwendung abzulösen, weil die technische Plattform nicht mehr zur IT-Strategie passt, das Produkt nicht mehr gewartet wird, Erweiterungen kaum noch möglich sind oder Daten schwer außerhalb der Abteilung geteilt werden können. Man kennt solche Systeme aus dem Alltag: Im Möbelhaus oder beim Autohändler läuft auf einem modernen Arbeitsplatzrechner noch eine terminalbasierte Software, die technisch aus einer anderen Zeit zu stammen scheint. Auf den ersten Blick wirkt das wie ein Anachronismus, zeigt aber wie langlebig Software sein kann, wenn sie einen wichtigen Prozess zuverlässig unterstützt. Diese Anwendungen enthalten viele Jahre Prozesswissen in Form von Fachlogik, Ausnahmen, Suchstrategien und Berichten. - Eine Suchmaske wurde über Jahre optimiert - Bewährte Standardwerte werden automatisch gesetzt - Sonderfälle, die nur selten auftreten, dann aber entscheidend sind werden abgedeckt - historische Daten sind recherchierbar Die Frage lautet: Welche Teile dieser Anwendung müssen wir unbedingt erhalten und warum? Ein 1:1-Nachbau mit neuer Technik ist selten zu empfehlen. Funktionen existieren manchmal nur aus historischen Gründen oder Prozesse haben sich verändert. Eine Modernisierung soll bewahren, was fachlich wertvoll ist und gleichzeitig unnötige historische Komplexität entfernen, sowie den verbleibenden Prozess auf eine solide technische Basis stellen. Wir von Vigris haben viel Erfahrung mit genau solchen gewachsenen Anwendungen. Wir analysieren gemeinsam mit Fachanwendern und IT, welche Funktionen erhalten werden müssen und was heute besser gelöst werden kann. Wir arbeiten mit unserem Produkt MyVigris, etablierten Standardplattformen oder kombinieren verschiedene Technologien. Vigris hilft Ihnen das Altsystem abzulösen, ohne das darin vorhandene Wissen mit abzuschalten. Mehr dazu unter vigris.de Bild: generiert mit ChatGPT/OpenAI